Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức và được cấp cho người giữ một số chức vị cụ thể trong cơ quan, tổ chức. Con dấu thể hiện được vị trí pháp lý và xác nhận giá trị pháp lý của các tài liệu và giấy tờ của các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, việc sử dụng con dấu phải tuân theo theo quy định về hình thức và mục đích sử dụng con dấu.

1/  Đóng dấu giáp lai là gì?

- Dùng con dấu để đóng lề trái hoặc phải của tài liệu bằng 2 tờ trở lên, có cùng nội dung.

- Đảm bảo hình tròn của con dấu được đóng nên trên bề mặt của các tờ giấy đường xếp trồng lên nhau.

- Đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

- Thông thường, khi các công ty ký kết hợp đồng nhiều trang, ngoài chữ ký và con dấu của các bên trong phần cuối của hợp đồng, còn có một dấu giáp lai của các bên ký kết, nhằm đảm bảo tính liên tục, không bị thay đổi giữa những tờ tài liệu.

2/  Pháp luật hướng dẫn cách đóng dấu giáp lai

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, yêu cầu về dấu được đóng: 

“Điều 26. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”

Bên cạnh đó, việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV, có nội dung như sau: 

“Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức

1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”

Như vậy, các quy định về đóng dấu giáp lai như trên áp dụng đồng nhất trong các cơ quan hành chính nhà nước và các đơn vị tư nhân vận dụng thực tiễn trên phạm vi cả nước.

Cẩm Tú

(Nguồn: luatsutructuyen.net)

Trong trường hợp Quý khách cần sự tư vấn trực tiếp từ Luật sư, vui lòng liên hệ với chúng tôi - Công ty Luật APOLO LAWYERS.